Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
En Casa Agencia Inmobiliaria
Responsable del Tratamiento: Diego Armando Salgado Romero, persona natural comerciante, NIT 16078414-1, en adelante EL RESPONSABLE.
Domicilio: Carrera 20 # 44-226, Oficina 102, Ibagué, Tolima, Colombia.
Teléfono: (+57) 313 315 1751 (también WhatsApp)
Canal de atención: habeasdata@sinergiagrupoempresarial.com
Esta Política rige el tratamiento de los datos personales de quienes se vinculan a En Casa Agencia Inmobiliaria, en adelante LA AGENCIA, nombre comercial con el que opera EL RESPONSABLE.
I. DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Legislación aplicable: Esta Política se expide conforme a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 —que compiló el Decreto 1377 de 2013— y las normas que los modifiquen o complementen.
EL RESPONSABLE es un comerciante domiciliado en Colombia y trata los datos en territorio colombiano. Cuando el titular acceda a los servicios desde otro país, se aplicará esta Política sin perjuicio de las normas locales que le sean imperativas.
Artículo 2. Ámbito de aplicación: Esta Política aplica al Tratamiento de los datos personales que recolecte y administre EL RESPONSABLE, y a los que recolecten por su cuenta sus encargados, agentes comerciales, aliados y proveedores tecnológicos.
Se denomina la plataforma al sistema de información en el que el titular entra con su propia cuenta para adelantar sus trámites, cargar documentos, realizar pagos, firmar electrónicamente y consultar lo que ha firmado.
Artículo 3. Bases de datos comprendidas: Quedan comprendidas las bases de datos que contienen información de:
1. Clientes, propietarios, interesados, solicitantes y usuarios de la plataforma y de los sitios web de EL RESPONSABLE.
2. Participantes en sorteos, concursos, cursos y actividades promocionales.
3. Seguidores y contactos en canales de mensajería y redes sociales, incluido WhatsApp.
4. Proveedores, aliados y colaboradores, cuando el Tratamiento exceda el marco de la relación comercial o laboral que sostienen con EL RESPONSABLE.
5. Agentes inmobiliarios que prestan sus servicios a EL RESPONSABLE, en los términos del artículo 40.
Artículo 4. Objeto: Esta Política da cumplimiento al literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y al Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013, y regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión, protección y supresión de los datos personales que EL RESPONSABLE reciba de sus titulares o de terceros, para garantizar el derecho fundamental de habeas data.
Artículo 5. Definiciones: Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:
1. Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular por la cual se le informa de la existencia de esta Política, de cómo acceder a ella y de las finalidades del Tratamiento.
2. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: información vinculada o asociable a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: el que no sea semiprivado, privado ni sensible.
6. Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.
7. Encargado del Tratamiento: quien trata los datos por cuenta de EL RESPONSABLE.
8. Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y sobre el Tratamiento. Para esta Política, EL RESPONSABLE.
9. Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
10. Transferencia: envío de los datos a un receptor que a su vez es responsable del Tratamiento.
11. Transmisión: comunicación de los datos a un encargado, para que los trate por cuenta de EL RESPONSABLE.
12. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales.
Artículo 6. Principios: Se aplican de manera armónica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
En particular, el principio de circulación restringida significa que los datos personales no estarán disponibles en internet ni en otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido a los titulares o a terceros autorizados.
Artículo 7. Deberes de EL RESPONSABLE:
1. Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del habeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada.
3. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y sobre sus derechos.
4. Conservar la información en condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Actualizar, rectificar o suprimir los datos en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
6. Tramitar las consultas y reclamos en los plazos de esta Política.
7. Mantener el manual interno de políticas y procedimientos.
8. Informar al titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
II. AUTORIZACIÓN
Artículo 8. Autorización: El Tratamiento requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Artículo 9. Forma y mecanismos: La autorización se solicita a más tardar al momento de recolectar los datos, y puede constar en documento físico, electrónico, formulario o cualquier formato que permita su consulta posterior. Puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó. El silencio no equivale a autorización.
En la plataforma de EL RESPONSABLE la autorización se otorga marcando una casilla dispuesta junto al texto que se autoriza, o firmando electrónicamente el documento correspondiente. En ningún caso la casilla viene marcada de antemano.
Artículo 10. Prueba de la autorización: EL RESPONSABLE conserva, para cada autorización, el texto exacto que el titular leyó, su versión, la fecha y hora, y el medio por el cual se otorgó. Cuando el texto se modifica, se cierra la versión anterior y se abre una nueva: las autorizaciones ya otorgadas siguen apuntando al texto que su titular leyó, y ese texto no se altera.
Los documentos firmados electrónicamente se conservan conforme a la Ley 527 de 1999, con el registro de integridad que permite verificar que no han sido modificados.
Artículo 11. Aviso de privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento por el cual se informa al titular de la existencia de esta Política, de la forma de acceder a ella y de las características del Tratamiento. Contiene, como mínimo:
1. La identidad, domicilio y datos de contacto de EL RESPONSABLE.
2. El Tratamiento al que serán sometidos los datos y su finalidad.
3. Los derechos que asisten al titular.
4. Los mecanismos para conocer esta Política.
Esta Política y el Aviso de Privacidad están publicados en este sitio, donde pueden consultarse en cualquier momento. También se remiten por correo a quien los solicite.
EL RESPONSABLE conserva el modelo del Aviso de Privacidad transmitido al titular mientras dure el Tratamiento y perduren las obligaciones derivadas de él.
III. DERECHOS Y DEBERES DEL TITULAR
Artículo 12. Derechos del titular: Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o su Tratamiento esté prohibido o no autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EL RESPONSABLE.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos.
Artículo 13. Deberes del titular: El titular debe suministrar información veraz y completa, y comunicar cualquier modificación para que EL RESPONSABLE pueda mantenerla actualizada. EL RESPONSABLE no responde por las consecuencias de la inexactitud de la información que el titular suministra.
IV. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Artículo 14. Canales de atención: Las consultas, reclamos y solicitudes se reciben por cualquiera de estos canales:
1. Correo electrónico: habeasdata@sinergiagrupoempresarial.com
2. Teléfono: (+57) 313 315 1751 (también WhatsApp)
3. Dirección física: Carrera 20 # 44-226, Oficina 102, Ibagué, Tolima, Colombia, dirigida al Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos.
4. La plataforma, cuando el titular tenga cuenta: desde su perfil puede consultar y actualizar sus datos y descargar los documentos que ha firmado.
La solicitud debe permitir acreditar la identidad del titular.
Artículo 15. Acceso: El titular puede conocer si sus datos están siendo tratados, acceder a ellos y conocer las finalidades que justifican el Tratamiento. El acceso es gratuito.
Pueden ejercer este derecho el titular, sus causahabientes acreditando tal calidad, su representante o apoderado acreditando la representación, y quien esté facultado por estipulación a favor de otro.
Artículo 16. Consultas: Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado antes de su vencimiento, con los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
Artículo 17. Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o que adviertan un presunto incumplimiento de la ley o de esta Política, pueden presentar reclamo, que se tramita así:
1. El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá que desistió.
3. Recibido el reclamo completo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible, se informará al interesado antes del vencimiento los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
5. Si se recibe un reclamo sobre información de cuyo Tratamiento EL RESPONSABLE no es responsable, se dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se informará al interesado.
Artículo 18. Supresión: El titular puede solicitar la supresión de sus datos cuando considere que no se tratan conforme a la ley, cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad que los originó, o cuando se haya superado el periodo necesario para esa finalidad.
La supresión no procede cuando:
1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, la investigación de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular, para una acción en función del interés público, o para cumplir una obligación legalmente adquirida por el titular.
Cuando la supresión proceda, se realizará de manera que no permita recuperar la información.
Artículo 19. Revocatoria de la autorización: El titular puede revocar su autorización en cualquier momento, salvo que lo impida una disposición legal o contractual.
La revocatoria puede ser total —EL RESPONSABLE deja de tratar por completo los datos del titular— o parcial, sobre finalidades determinadas. El titular debe indicar cuál de las dos pretende y, en el segundo caso, sobre qué finalidades.
Las finalidades opcionales del artículo 22 pueden revocarse por separado sin afectar la prestación del servicio.
Artículo 20. Responsable de la atención: EL RESPONSABLE designa como área encargada de velar por el cumplimiento de esta Política y de atender peticiones, consultas y reclamos a la Dirección Administrativa, en el domicilio y los canales del artículo 14.
V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Artículo 21. Finalidades necesarias: Sin estos Tratamientos no es posible prestar el servicio, y su autorización es condición para la vinculación:
1. Identificar al titular y verificar que es quien dice ser.
2. Ubicarlo y comunicarse con él por los medios que suministró.
3. Celebrar, ejecutar y liquidar el contrato o el servicio solicitado, y atender las obligaciones precontractuales y poscontractuales que de él deriven.
4. Facturar, recaudar y llevar la contabilidad, y cumplir las obligaciones tributarias y comerciales.
5. Atender peticiones, quejas, reclamos, consultas y solicitudes.
6. Verificar los requisitos legales de acceso al servicio, cuando la ley los exija, en los términos del capítulo VIII.
7. Conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas y de los documentos firmados electrónicamente.
8. Preservar la seguridad de las instalaciones físicas, de la plataforma y de los canales de comunicación, y prevenir el fraude y la suplantación.
9. Atender los requerimientos de autoridades administrativas y judiciales competentes.
Artículo 22. Finalidades opcionales: Estos Tratamientos requieren autorización diferenciada, no condicionan la prestación del servicio y pueden revocarse en cualquier momento sin que ello afecte el servicio contratado:
1. Enviar información comercial, promociones y novedades de la línea a la que el titular se vinculó.
2. Enviar información comercial de los otros negocios que opera EL RESPONSABLE.
3. Invitar a eventos, cursos y actividades.
4. Realizar encuestas de satisfacción, que el titular no queda obligado a responder.
5. Elaborar estadísticas y estudios internos sobre hábitos de consulta y consumo. Cuando el resultado no requiera identificar a nadie, se usan datos disociados.
El numeral 2 se autoriza por separado. Contratar con LA AGENCIA no autoriza que los demás negocios le ofrezcan sus servicios.
Artículo 23. Datos sensibles: La prestación de algunos servicios exige tratar datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. El capítulo VIII precisa cuáles trata LA AGENCIA.
Respecto de estos datos:
1. Su autorización es facultativa. El titular no está obligado a otorgarla y se le informa de ello antes de solicitársela.
2. Se solicita de forma diferenciada, separada de la autorización general.
3. Negarse no impide acceder a los servicios que no los requieran.
4. Se tratan únicamente para la finalidad que los justifica, y no para fines comerciales, publicitarios ni de perfilamiento.
5. Se someten a acceso restringido: solo los consulta el personal que debe hacerlo para prestar el servicio.
Artículo 24. Datos de niñas, niños y adolescentes: EL RESPONSABLE no presta servicios a menores de edad y no recolecta sus datos personales. La plataforma solo admite documentos de identificación de personas mayores de edad.
Artículo 25. Encargados del Tratamiento: EL RESPONSABLE se vale de terceros que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones. Las categorías son:
1. Proveedor de alojamiento e infraestructura, donde reside la plataforma y sus copias de respaldo.
2. Pasarela de pagos, para procesar los pagos electrónicos.
3. Proveedor de correo electrónico transaccional, para las notificaciones y comunicaciones del servicio.
4. Aliados prestadores de servicios, en los términos del capítulo VIII.
Con cada encargado se pacta la obligación de tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de EL RESPONSABLE, guardar confidencialidad y aplicar medidas de seguridad equivalentes a las de esta Política.
Artículo 26. Transferencias y transmisiones: EL RESPONSABLE no transfiere datos personales a terceros con fines comerciales ni los cede, vende o arrienda.
Solo transfiere o transmite datos:
1. A los encargados del artículo 25, para las finalidades que esta Política señala.
2. A los aliados indicados en el capítulo VIII, cuando el servicio consista precisamente en que ellos lo presten, y con autorización previa del titular.
3. A las autoridades administrativas y judiciales que lo requieran en ejercicio de sus competencias.
Las transferencias internacionales solo se realizan en los casos y con los requisitos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
VI. SEGURIDAD Y CONSERVACIÓN
Artículo 27. Medidas de seguridad: EL RESPONSABLE adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y evalúa periódicamente su efectividad.
Entre ellas: control de acceso por perfiles, de modo que cada persona ve únicamente lo que su función requiere; cifrado de las comunicaciones; almacenamiento de los archivos fuera del directorio público del servidor; registro de auditoría de los accesos a información sensible; y segundo factor de autenticación para las cuentas con acceso a datos de sensibilidad crítica.
Cuando el titular activa el acceso por huella o reconocimiento facial en su dispositivo, el rasgo biométrico no se transmite ni se almacena en los servidores de EL RESPONSABLE: permanece en el dispositivo del titular, que únicamente entrega una llave criptográfica que no permite reconstruirlo. EL RESPONSABLE no trata datos biométricos por esta vía.
Artículo 28. Protocolo interno: EL RESPONSABLE mantiene un protocolo de seguridad de obligatorio cumplimiento para quienes tienen acceso a datos personales, que comprende: las bases de datos a las que aplica; las medidas y estándares para garantizar el nivel de seguridad exigido; las funciones y obligaciones del personal y su entrenamiento frente a incidentes; la estructura de las bases y de los sistemas que las tratan; la evaluación de consecuencias adversas ante un incidente; el procedimiento de notificación, gestión y respuesta; el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las demás autoridades cuando corresponda; la conservación de las autorizaciones; los controles periódicos de cumplimiento; y las medidas aplicables cuando un soporte se transporte, deseche o reutilice.
El protocolo se revisa siempre que se produzcan cambios relevantes en los sistemas de información.
Artículo 29. Conservación: Los datos se conservan mientras subsista la finalidad que los originó y, después de ella, durante el término en que puedan derivarse responsabilidades de la relación, o el que impongan las normas comerciales, tributarias y probatorias aplicables.
Las autorizaciones y los documentos firmados electrónicamente se conservan mientras dure el Tratamiento y perduren las obligaciones que de él se deriven. Cumplido el término, los datos se suprimen o se disocian de manera irreversible.
VII. DISPOSICIONES FINALES
Artículo 30. Documentos relacionados: Esta Política se complementa con tres documentos, publicados en el sitio de LA AGENCIA y disponibles para consulta:
1. El Aviso de Privacidad.
2. Los Términos y Condiciones.
3. La Política de Cookies.
Esta Política rige únicamente para LA AGENCIA.
Artículo 31. La aplicación instalada en el dispositivo: La plataforma puede instalarse en el dispositivo del titular y abrirse como una aplicación. Instalarla no crea una cuenta distinta ni concede permisos adicionales sobre el dispositivo: es la misma plataforma, con el mismo ingreso, abierta sin la barra del navegador.
Sobre lo que queda guardado en el dispositivo:
1. No se guardan copias de las pantallas. La plataforma muestra trámites, pagos y documentos, y una copia guardada mostraría el estado de ayer como si fuera el de hoy. Solo se conservan los archivos propios de la aplicación —el icono y el archivo de instalación—, que no contienen información de ninguna persona.
2. Se recuerda el correo de quien activó el ingreso por huella en ese dispositivo, para ofrecérselo al abrir. Es únicamente el correo: ni la contraseña, ni la llave, que permanece protegida por el sistema del propio dispositivo. El borrado de seguridad de la aplicación lo elimina.
3. Se conserva, mientras la pestaña permanece abierta, la posición del cursor en los formularios de búsqueda, para devolverlo donde estaba. Se pierde al cerrarla.
4. No se envían notificaciones push ni se mantienen suscripciones de mensajería en el dispositivo. Los avisos se consultan al abrir la plataforma y se envían al correo registrado.
5. El acceso a la cámara y a los archivos ocurre únicamente cuando el titular carga un documento, mediante el selector propio del sistema operativo y con el permiso que este le solicite en ese momento. La plataforma no accede por su cuenta a la cámara, a los archivos, a los contactos ni a la ubicación.
Artículo 32. Cookies: El uso de cookies y tecnologías equivalentes se rige por la Política de Cookies de este sitio. Cada sitio tiene la suya, porque difieren las cookies que cada uno emplea.
Artículo 33. Modificación: EL RESPONSABLE puede modificar esta Política. Toda modificación se hará conforme a la normatividad vigente y producirá efectos desde su publicación, momento en el cual se actualizará la fecha de vigencia.
Cuando el cambio sustancial afecte las finalidades del Tratamiento o la identidad de EL RESPONSABLE, se comunicará al titular antes de aplicarlo y, si la ley lo exige, se solicitará nueva autorización.
Artículo 34. Vigencia: Esta versión rige desde su publicación, sustituye íntegramente a la anterior y se aplica al Tratamiento que se realice desde entonces. Las autorizaciones otorgadas con anterioridad conservan su validez en los términos en que fueron otorgadas.
Las bases de datos se conservarán conforme al artículo 29.
VIII. LOS DATOS QUE TRATA LA AGENCIA
LA AGENCIA presta servicios de corretaje inmobiliario. No administra arrendamientos, y de esa sola circunstancia se siguen varias de las precisiones de este capítulo.
Sitio: https://encasa.sinergiagrupoempresarial.com
Artículo 35. Los datos que recoge LA AGENCIA: De identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, lugar y fecha de expedición, fecha de nacimiento y copia del documento de identidad por ambas caras.
De ubicación y contacto: dirección de residencia, barrio, municipio, departamento, teléfono celular y correo electrónico.
Del inmueble consignado: su dirección, matrícula inmobiliaria, características, precio de oferta, fotografías, y los documentos que acreditan la propiedad y el estado del bien. Cuando esos datos permiten identificar a su dueño, son datos personales suyos y se tratan como tales.
Socioeconómicos y laborales, únicamente en la solicitud de arrendamiento: ocupación, empresa o actividad, ingresos, bienes que se acrediten, y las referencias laborales y personales que el solicitante suministre. Se recogen del futuro arrendatario y de cada deudor solidario.
De comportamiento crediticio, únicamente en el estudio de arrendamiento: la información financiera, crediticia, comercial y de servicios que se consulte en los operadores de información, con la autorización previa y separada del solicitante, conforme a la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021.
De la actividad: consignaciones, solicitudes de información y visitas, la constancia de las presentaciones, las solicitudes de arrendamiento y su estudio, las comisiones y los pagos, y los documentos que se firman electrónicamente.
De la consulta de las fichas: la dirección IP, el navegador y la fecha y hora de cada consulta de la ficha de un inmueble. Cuando quien consulta se identifica, las consultas hechas antes desde el mismo equipo quedan a su nombre.
De acceso a la plataforma: dirección IP, fecha y hora de los accesos y de las operaciones sobre información sensible, para efectos de auditoría y seguridad.
Artículo 36. Los datos sensibles que trata LA AGENCIA: LA AGENCIA trata datos sensibles en dos casos, y en ambos su autorización se solicita de forma diferenciada y facultativa: la consulta de antecedentes en el estudio de arrendamiento, que se describe en este artículo, y el RH de sus agentes, que se describe en el artículo 40.
Qué se consulta. La validez del documento de identidad, la existencia de procesos judiciales activos, los antecedentes de policía, las medidas correctivas, los antecedentes disciplinarios y las listas restrictivas.
Finalidad. Establecer si el solicitante y sus deudores solidarios reúnen las condiciones exigidas para celebrar el contrato de arrendamiento. No se usan para ninguna otra finalidad, ni con fines comerciales, ni se comunican a terceros distintos de EL PROPIETARIO del inmueble y de las autoridades competentes.
La autorización es separable. El solicitante puede autorizar unas consultas y negar otras, y esa negativa se respeta: la plataforma no permite consultar lo que no se autorizó. Si lo negado impide completar el estudio, se le informa.
LA AGENCIA no trata datos de salud, salvo el RH de sus agentes, ni datos biométricos distintos de la llave de acceso que describe el artículo 31, ni datos de niños, niñas o adolescentes.
Artículo 37. A quién se transmiten estos datos: A EL PROPIETARIO del inmueble. El contrato de arrendamiento se celebra entre él y el arrendatario, de modo que LA AGENCIA le informa el resultado del estudio y le entrega los datos de identificación y contacto necesarios para celebrarlo. Desde ese momento EL PROPIETARIO trata esos datos como Responsable, bajo su propia cuenta.
Se consulta, no se reporta. Con la autorización separada del solicitante, LA AGENCIA consulta su comportamiento crediticio en los operadores de información para el estudio de arrendamiento. No reporta información a esos operadores: como no administra el arrendamiento, no hay comportamiento de pago que reportar, y por eso tampoco se solicita autorización para hacerlo.
Artículo 38. Finalidades propias de LA AGENCIA: Además de las finalidades señaladas en el capítulo V, LA AGENCIA trata los datos personales para:
1. Recibir la consignación del inmueble, verificar sus documentos y promoverlo.
2. Publicar el inmueble y su ficha en el sitio, mientras la consignación esté vigente.
3. Atender las solicitudes de información y coordinar las visitas.
4. Dejar constancia de qué interesado consultó o fue presentado, respecto de qué inmueble y en qué fecha, que es la prueba de la gestión de corretaje.
5. Adelantar el estudio de arrendamiento con las verificaciones que el solicitante autorice.
6. Liquidar y cobrar la comisión, y expedir las constancias que se soliciten.
Artículo 39. Acceso restringido dentro de la organización: El acceso está limitado por la estructura de la agencia: cada agente consulta únicamente sus propias captaciones y sus propios interesados, y el coordinador los de su equipo.
Los antecedentes consultados en un estudio de arrendamiento solo son consultables por el personal que deba hacerlo para decidir la solicitud. Los demás negocios de EL RESPONSABLE no tienen acceso a ellos.
Artículo 40. Los datos de los agentes inmobiliarios: De los agentes que prestan sus servicios a LA AGENCIA se recogen su nombre, documento de identidad, dirección, teléfono, correo, llave Bre-B, fotografía y el registro de su gestión en la plataforma, para celebrar y ejecutar su contrato, liquidar y pagar sus comisiones, verificar su afiliación a la seguridad social, darle acceso a la plataforma, identificarlo ante los clientes y emitir su carnet. La autorización se otorga en la plataforma antes de empezar.
El carnet. Lleva el nombre, el cargo, la vigencia y un código que cualquier persona puede verificar en línea; la verificación muestra esos mismos datos y, mientras el carnet esté vigente, la fotografía.
Fotografía. Se recoge para imprimirla en el carnet y mostrarla en su verificación mientras esté vigente, con la misma autorización de los demás datos. Es un dato personal, no sensible: no se usa para reconocimiento biométrico. Sin fotografía no se emite carnet, pero el agente puede celebrar y ejecutar su contrato.
RH. Es un dato sensible, por ser un dato de salud. Se solicita con autorización separada y facultativa, solo para imprimirlo en el carnet y conocerlo en una emergencia durante la prestación de los servicios. Negarse no impide celebrar ni ejecutar el contrato: el carnet sale sin RH. Si el agente revoca esa autorización, el RH se suprime.
Frente a los datos de clientes y propietarios, el agente obra como Encargado del Tratamiento de EL RESPONSABLE, en los términos de su contrato.
Vigente desde el 30 de septiembre de 2026.